資訊自由（FOIA）權利與責任

請求者的權利和弗吉尼亞州野生動物資源部根據弗吉尼亞州信息自由法案下的責任

維吉尼亞州資訊自由法案 (FOIA)，位於 § 2 。 2 - 3700及以下。 《維吉尼亞州法典》規定，聯邦公民和媒體代表有權查閱公共機構、公職人員和公職人員持有的公共記錄。

公共記錄是指任何由公共機構或其人員、員工或代理人在公共事業交易中編製或擁有或擁有或擁有的任何書面記錄、電子檔案、音訊或視訊錄製或任何其他格式的書寫或記錄，無論是否為紙質記錄、電子檔案、錄音或任何其他格式。所有公開記錄都被假定為公開，只有在適用特定的法定豁免時才能保留。

FOIA 的政策指出，FOIA 的目的是促進所有人對政府活動的認識提高。為進一步推進此政策， FOIA 要求對法律進行寬泛的解釋，以支援查閱，而對允許保留公共記錄的任何豁免則必須進行狹義的解釋。

您的 FOIA 權利

• 您有權要求檢查或接收公共記錄副本，或兩者。
• 您有權要求提前估算所要求記錄的任何費用。公共機構必須以書面通知申請人，該公共機構可作出合理的費用，不超過其查閱、複製、提供或搜索要求的記錄所產生的實際費用，並向申請人查詢他們是否希望在提供要求記錄之前要求估算成本。
• 如果您認為您的 FOIA 權利受到侵犯，您可以向地區或巡迴法院提交請願書，強制遵守 FOIA。或者，您可以聯絡 FOIA 委員會尋求非約束性的諮詢意見。議會可以透過電子郵件聯絡：foiacouncil@dls.virginia.gov，或通過電話 (804) 698-1810 或免費撥打 1-866-448-4100。

向弗吉尼亞州野生動物資源部提出記錄要求

• 您可以通過美國郵政，傳真，電子郵件，親自或通過電話提出記錄要求-FOIA 不要求您使用任何特定的方法來傳達您的請求。FOIA 也不要求您的要求以書面形式提供，也不需要聲明您正在根據 FOIA 要求記錄。
  • 從實際角度來看，您和收到要求的人可能會有助於書面提出要求。這可讓您建立請求的記錄。它還為我們提供了清楚地說明您要求的記錄，以便不會因口頭請求而導致誤解。但是，如果您選擇不以書面形式提出，我們不能拒絕回應您的 FOIA 請求。
• 您的請求必須以「合理的具體性」識別您要尋找的記錄。這是一個常識標準。它並不涉及或限制您所要求的記錄的數量或數目；相反地，它要求您提供足夠具體的資訊，以便我們能夠識別和找出您所尋求的記錄。
• 您的請求必須要求現有的記錄或文件。FOIA 授予您檢查或複製記錄的權利；這不適用於您提出有關野生動物資源部工作的一般問題的情況，也不要求野生動物資源部創建不存在的記錄。
• 您可以選擇接收野生動物資源部在常規營業務中使用的任何格式的電子記錄。
  • 例如，如果您要求保存在 Excel 試算表中的記錄，您可以選擇以電子方式、通過電子郵件、電腦磁碟或快閃磁碟機接收這些記錄，或接收這些記錄的列印副本。
• 如果我們對您的請求有疑問，請配合工作人員的工作，以澄清您所尋求的記錄類型，或嘗試就大量請求的回應達成合理的協議。提出 FOIA 請求不是一個對抗性的過程，但我們可能需要與您討論您的請求，以確保我們理解您在尋找的記錄。

要向野生動物資源部索取記錄，您可以直接向 DWR 的 FOIA 官員 Jessica Schiarelli 提出請求。可以使用以下表格與她聯繫，或通過 foia@dwr.virginia.gov 聯繫，或通過電話至 (804) 367-0077。如有關向野生動物資源部索取記錄的問題，您也可以與她聯繫。

此外，資訊自由諮詢委員會可以解答您關於FOIA如何運作的任何問題。該委員會是在州政府立法部門設立的，旨在就FOIA的運作和應用發表意見、出版教育材料並提供有關FOIA的培訓。但是，請注意，立法會並不是檔案庫，並不代表其他公共機構處理紀錄要求，並不是調查或執法機構。議會可以透過電子郵件聯絡：foiacouncil@dls.virginia.gov，或通過電話 (804) 698-1810 或免費撥打 1-866-448-4100。

您也可以透過向 FOIA 委員會提交公眾意見表，提供有關您在公共記錄請求方面所獲得的幫助品質的回饋。該表格可在FOIA 委員會的網站上找到。表格包含有關如何提交的說明。

野生動物資源署回應您的要求方面的責任

• 野生動物資源部必須在收到您的請求後的五個工作天內作出回應。"第一天」被視為收到您的請求後的工作天。五天期間不包括週末、假日或其他野生動物資源部休息的日子。
• 您索取公共記錄背後的原因與我們無關，在我們回應您的請求之前，您不必說明您索取記錄的原因。然而，FOIA 允許野生動物資源部要求您提供您的姓名和法律地址。
• FOIA 要求野生動物資源部在五天期限內對您的請求做出以下回應之一：
  1. 我們為您提供您要求的記錄。
  2. 我們會拒絕您要求的所有記錄，因為所有記錄均受特定的法定豁免。如果所有記錄都被隱藏，我們必須以書面形式向您發送回覆。該筆書必須確定被隱藏記錄的數量和主題，並註明弗吉尼亞法律或其他允許我們拒絕記錄的特定部分。
  3. 我們提供您要求的一些記錄，但保留其他記錄。如果只有一部分的記錄受豁免，我們不能保留整個記錄。在這種情況下，我們可能會修改記錄中可能被保留的部分，並必須向您提供記錄的剩餘部分。我們必須向您提供書面回應，說明弗吉尼亞法律的特定部分或其他適用法律允許保留要求記錄的部分的適用法律。
  4. 我們以書面通知您，請求的記錄無法找到或不存在（我們沒有您要求的記錄）。但是，如果我們知道另一個公共機構擁有所要求的記錄，我們必須在我們對您的回應中包括其他公共機構的聯繫信息。
  5. 如果野生動物資源部實際上無法在五天內回應您的要求，我們必須以書面形式說明，並解釋使回應不可行的條件。這將讓我們額外 7 個工作天回覆您的請求，我們總共有 12 個工作天來回應您的請求。就根據 § 2 要求的刑事調查檔案而言。2-3706。弗吉尼亞法規 1，我們可以額外使用 60 工作天來回應您的請求，我們總共有 65 工作天來回應您的請求。
• 如果您提出要求的要求，而我們確定由於要求的記錄數量或尋找要求記錄的研究，我們無法在 12 工作天內回應您的請求，而不會中斷我們的其他組織責任的情況下，我們將與您聯繫以盡合理努力，以達成協議我們何時提供記錄。但是，如果我們無法達成此類協議，我們可能會向法院提出額外的時間來回應您的請求。

收費

• 公共機構可作出合理的費用，不超過其查閱、複製、提供或搜尋要求的記錄所產生的實際費用。任何公共機構不得徵收任何外來費用、中介或過剩的費用或開支，以彌償與建立或保存記錄或交易公共機構的一般業務相關的一般費用。公共機構收取的任何複製費用不得超過複製的實際費用。公共機構在進行查詢紀錄之前，須以書面通知申請人，該公共機構可作出合理的費用，不超過其查閱、複製、提供或搜索要求記錄所產生的實際費用，並向請求人查詢他是否希望在提供 2 § F 款所述的要求記錄之前要求估算成本。弗吉尼亞代碼的 2-3704。
• 您可能需要支付您向野生動物資源部要求的記錄付費。FOIA允許我們收取回應FOIA請求的實際費用。 這包括員工在搜尋要求記錄的時間、複製成本或與提供請求記錄直接相關的任何其他成本等項目。任何費用不能包括一般的開銷費用。
• 如果我們估計回應您的要求將花費超過 $200，我們可能會要求您在繼續處理您的要求之前支付一筆不超過估算金額的押金。我們回應您的請求的五天時間並不包括我們要求您支付訂金和您回應之間的時間。
• 您可以要求我們預先估計提供您所要求之記錄的費用。這可讓您預先知道任何費用，或讓您有機會修改您的請求以嘗試降低估計費用。我們對您的請求作出回應的五天時間不包括我們向您發送估價單與您作出回應之間的時間。如果您未在30 天內回覆，則您的請求將被視為撤回。
• 如果您因先前的 FOIA 請求而欠我們錢，且超過30天未付款，野生動物資源部可能會要求您先支付逾期帳單，然後才會回覆您的新的 FOIA 請求。

記錄類型

以下是野生動物資源部持有的記錄類型的一般描述：

• 有關野生動物資源署僱員及官員的人事紀錄
• 野生動物資源署已簽訂的合約紀錄
• 與野生動物、棲息地、野生動物和棲息地管理、狩獵、釣魚、捕魚和划船相關的記錄
• 與野生動物資源部擁有和/或管理的土地、船坡道和其他設施相關的記錄
• 與弗吉尼亞保護警察執法活動有關的記錄
• 與野生動物資源部出版物、社交媒體和市場推廣活動相關的記錄
• 有關部門財務運作的記錄

如果您不確定野生動物資源部是否擁有您正在尋找的記錄，請直接透過foia@dwr.virginia.gov或 ( 804 ) 367 - 0077聯繫 DWR 的 FOIA 官員 Jessica Schiarelli，或聯繫野生動物資源部，收件人：FOIA 合規官，PO箱 90778，弗吉尼亞州亨利科 23228-0778。

常用豁免

弗吉尼亞法令允許任何公共機構拒絕公開披露某些記錄。雖然野生動物資源部在回應FOIA請求時可以援引任何合法允許的豁免，但它通常會保留以下豁免的記錄：

• 人事記錄 (§ 2.2-3705。1弗吉尼亞法典的 (1))
• 受律師客戶特權限的記錄 (§ 2.2-3705。1(2)) 或律師工作產品（§ 2。2-3705。1(3))
• 供應商專有資料 (§ 2.2-3705。1(6))
• 有關合約交易和批出合約之前的記錄（§ 2.2-3705。1(12))
• 與正在進行的刑事調查或訴訟有關的刑事調查檔案 (§ 2.2-3706。1 (丙))
• 在匿名承諾下提供有關犯罪或犯罪活動的信息的任何個人的身份（§ 2.2-3706 (丙))
• 執法記錄適用的其他例外事項 (§ 2.2-3706 (二))
• 有關稀有、受威脅、瀕危或其他危害的植物和動物物種、自然社區和洞穴的地點特定位置的信息（§ 2.2-3705。7 (10))

有關豁免的使用政策

• 野生動物資源署的一般政策是在適用的情況下，在適用的情況下徵求人事紀錄豁免，以保障野生動物資源部員工和官員的隱私。
• 野生動物資源署的一般政策是在適用時提出合約談判豁免，以保護野生動物資源部的談判地位和談判策略。
• 野生動物資源部的一般政策是提出與執法紀錄相關的豁免，以保障犯罪受害者的安全和權利、犯罪證人的安全、執法機構調查罪案的能力，以及有效檢控罪行的能力。
• 野生動物資源署的一般政策是提出有關稀有、受威脅、瀕危或其他危害的植物和動物種、自然社區和洞穴的特定地點的豁免，以保護這些資源免受故意傷害或採取。

修訂後 9 月 2023